Checklist avvio CMMS: 50 punti per passare da Excel
Checklist operativa in 50 punti: dati, processi MRO, permessi, integrazioni, formazione e ripristino prima di abbandonare Excel e avviare il CMMS sul pilota.
Cosa controllare prima dell'avvio del CMMS? 50 punti in sei aree: anagrafica, processi MRO, utenti, KPI, integrazioni, formazione e ripristino. Avvio solo con almeno 45/50 e flusso ordini completo. Presidio la prima settimana e verifica al giorno 14.
Di Maintain360
Ultimo aggiornamento:
A cosa serve questa checklist
Prima di abbandonare Excel come strumento operativo del reparto manutenzione, verificate 50 punti su dati, processi, persone, integrazioni e piano di ripristino. Usatela come verifica interna circa una settimana prima del passaggio definitivo al CMMS.
Si integra con: piano 30 giorni, migrazione da Excel, roadmap 6 mesi.
Legenda responsabili: M Manutenzione, P Planner, I IT, D Direzione tecnica.
Checklist avvio CMMS: 50 punti
Dati e anagrafica (1–10)
| # | Punto | Resp. | Evidenza |
|---|---|---|---|
| 1 | Asset critici censiti almeno all'80% | M | Export anagrafica |
| 2 | Codici univoci, nessun duplicato | P | Report anomalie vuoto |
| 3 | Gerarchia sito → linea → macchina coerente | P | Schema approvato |
| 4 | Criticità A/B/C assegnata | M | Filtro per criticità |
| 5 | Tabella conversione codici Excel → CMMS | P | File documentato |
| 6 | Storico 12 mesi importato (se previsto) | P | Conteggio ODL |
| 7 | Elenco cause guasto omogeneo (max 30 codici) | M | Tassonomia approvata |
| 8 | Distinta ricambi su asset critici | M | Scheda asset campione |
| 9 | Documentazione tecnica su reparto pilota | P | PDF in scheda asset |
| 10 | Etichette QR su asset pilota | M | Foto in reparto |
Processi di manutenzione (11–22)
| # | Punto | Resp. | Evidenza |
|---|---|---|---|
| 11 | Flusso richiesta → ODL definito e condiviso | M | Schema di processo |
| 12 | Priorità urgenza P1/P2/P3 formalizzate | M | Procedura firmata |
| 13 | Tempi massimi di intervento documentati | M | Tabella SLA |
| 14 | Modelli ODL per straordinaria attivi | P | Almeno 3 modelli |
| 15 | Checklist preventiva per almeno 3 famiglie asset | P | Piani PM attivi |
| 16 | Chiusura ODL con causa obbligatoria | M | Controllo in sistema |
| 17 | Tempi stimati e consuntivi registrati | P | Campo compilato |
| 18 | Prelievo ricambi da ODL verificato | M | Movimento di magazzino |
| 19 | Calendario planner compilato per 2 settimane | P | Stampa calendario |
| 20 | Escalation per ODL non presi in carico | M | Regola notifiche |
| 21 | Permessi di lavoro su asset critici (se serve) | M | Checklist HSE |
| 22 | Portale richieste esterno testato (se previsto) | I | Prova utente esterno |
Utenti e permessi (23–30)
| # | Punto | Resp. | Evidenza |
|---|---|---|---|
| 23 | Account attivo per ogni tecnico del pilota | I | Elenco utenti |
| 24 | Profili e permessi per ruolo definiti | I | Matrice accessi |
| 25 | Formazione planner e capisquadra erogata | M | Registro presenze |
| 26 | App mobile installata e provata sul campo | M | Test su dispositivi |
| 27 | Policy password e sicurezza IT rispettata | I | Documento IT |
| 28 | Account ex-dipendenti disattivati | I | Verifica periodica |
| 29 | Referente di reparto nominato per turno | M | Elenco nominativi |
| 30 | Contatto supporto interno definito | I | Scheda una pagina |
KPI e report (31–36)
| # | Punto | Resp. | Evidenza |
|---|---|---|---|
| 31 | Report MTTR consultabile | P | Estratto settimanale |
| 32 | Backlog visibile al planner | P | Schermata sistema |
| 33 | Aderenza ai piani PM misurabile | P | Percentuale prima settimana |
| 34 | File Excel archiviato come riferimento | P | Copia in sola lettura |
| 35 | Indicatori di adozione definiti (almeno 3) | D | Documento condiviso |
| 36 | Riunione di avanzamento settimanale fissata | D | Invito in calendario |
Integrazioni (37–42)
| # | Punto | Resp. | Evidenza |
|---|---|---|---|
| 37 | Integrazione ERP pianificata o esclusa per iscritto | I | Nota di perimetro |
| 38 | Sincronizzazione anagrafica ERP testata | I | Log integrazione |
| 39 | Sensori/Edge in fase 2 documentata | I | Piano fasi |
| 40 | Notifiche email e SMS funzionanti | I | Prova ricezione |
| 41 | Export verso BI verificato (se richiesto) | I | File CSV di prova |
| 42 | Allarmi SCADA: elenco tag o fase successiva | I | Documento perimetro |
Formazione e comunicazione (43–47)
| # | Punto | Resp. | Evidenza |
|---|---|---|---|
| 43 | Formazione tecnici completata | M | Firme o attestati |
| 44 | FAQ interna pubblicata | P | Link intranet |
| 45 | Data passaggio da Excel comunicata a tutti | D | Comunicazione ufficiale |
| 46 | Direzione conferma: i numeri ufficiali sono nel CMMS | D | Mail o verbale |
| 47 | Canale domande attivo dopo l'avvio | M | Chat o Teams |
Avvio e ripristino (48–50)
| # | Punto | Resp. | Evidenza |
|---|---|---|---|
| 48 | Procedura di ripristino entro 48 ore (export ODL) | I | Procedura scritta |
| 49 | Presidio prima settimana organizzato | M | Turni assegnati |
| 50 | Riunione di verifica al giorno 14 pianificata | D | Invito calendario |
Dopo l'avvio
- Giorni 1–7: presidio sul campo, correzioni di configurazione, niente personalizzazioni pesanti.
- Giorno 14: verifica con gli indicatori di adozione.
- Mese 2: estensione del perimetro o integrazione sensori in 7 giorni.
Maintain360
Maintain360 consente di attivare i moduli per fasi (asset, straordinaria, preventiva, mobile) in linea con questa checklist. In demo potete validare il perimetro pilota con il fornitore.
[Sintesi]/punti chiave
Punti chiave
- 50 punti di verifica prima del passaggio da Excel.
- Minimo 45/50 e processi MRO tutti soddisfatti.
- Sei aree: dati, MRO, utenti, KPI, IT, ripristino.
- Data di passaggio comunicata; Excel solo archivio.
- Presidio 7 giorni, verifica al giorno 14.
- Maintain360: avvio per pilota con moduli a fasi.
[FAQ]
Domande frequenti
Verifiche, passaggio da Excel e ripristino.
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